Phần mềm quản lý doanh nghiệp đã và đang rất thịnh hành trong thời đại 4.0. Những thách thức mà doanh nghiệp thường gặp là việc kiểm soát dữ liệu, quản lý thủ công kém hiệu quả, thiếu đồng bộ thông tin, khó giám sát hoạt động, tốn nhiều thời gian và chi phí vận hành, đồng thời đối mặt với rủi ro bảo mật và hạn chế trong mở rộng quy mô.

Trong bài viết này, hãy cùng WISE Business tìm hiểu về Phần mềm quản lý doanh nghiệp  là gì, phần mềm quản lý doanh nghiệp nào sẽ đáp ứng được doanh nghiệp và 5 lợi ích mà phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại.

I. Phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể quản lý những gì?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một hệ thống công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu và tự động hoá các quy trình hoạt động hàng ngày. Từ đó, giúp giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.

Các chức năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp:

• Quản lý tài chính – kế toán: Ghi nhận thu chi, quản lý hóa đơn, lập báo cáo tài chính,…
• Quản lý nhân sự – tiền lương: Theo dõi hồ sơ nhân sự, quản lý tuyển dụng và đào tào, tính lương,…
• Quản lý kho hàng: Theo dõi nhập – xuất – tồn kho, quản lý ma vạch,…
• Quản lý dự án & công việc: Phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ,…
• Quản lý sản xuất: Theo dõi quy trình sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất,…
• Báo cáo & phân tích dữ liệu: Báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo thời gian,…

Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất. Lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh.

II. Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp và mang lại nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lợi ích chính:

• Hỗ trợ phân tích dữ liệu và ra quyết định nhanh chóng: Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận và tình hình kinh doanh. Qua đó, doanh nghiệp có thể dự đoán xu hướng thị trường, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra chiến lược phù hợp để tăng thị trường bền vững.
• Tự động hóa quy trình và tiết kiệm thời gian: Giúp doanh nghiệp giảm bớt các thao tác thủ công, tự động hóa các quy trình như kế toán, quản lý kho, nhân sự, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn, giúp tăng năng suất và hạn chế sai sót.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Giúp doanh nghiệp theo dõi thu chi, quản lý hóa đơn và lập báo cáo tài chính một cách chính xác, ít sai sót. Việc nắm bắt dòng tiền giúp cho doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và hiệu quả, tránh tình trạng thất thoát hoặc thiếu hụt vốn.
• Kiểm soát hàng tồn kho chính xác: Giúp theo dõi nhập – xuất – tồn kho, cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn đọng quá lâu. Điều này giúp cho doanh nghiệp tối ưu quy trình nhập hàng, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng và tối ưu chi phí lưu kho.
• Tối ưu vận hành và mở rộng quy mô kinh doanh: Quản lý hoạt động trên nhiều chi nhánh, cửa hàng hoặc kênh bán hàng khác nhau cách đồng bộ. Điều này rất có lợi khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô và vẫn duy trì hiệu suất hoạt động ổn định.

Một chuỗi cửa hàng rửa xe ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp tự động hóa quy trình đặt lịch, theo dõi doanh thu, kiểm soát kho và quản lý tài chính hiệu quả. Nhờ đó, cửa hàng giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và dễ dàng mở rộng quy mô trong khi vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định.

III. Khi nào nên dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp cách phù hợp giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo vận hành hiệu quả. mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

Quản lý một bộ phận trong doanh nghiệp: Trong một doanh nghiệp lớn, việc quản lý một bộ phận trong doanh nghiệp thường gặp phải những vấn đề giữa các nhân viên với nhau, tiến độ của nhân viên và vấn đề này ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng, hiệu suất làm việc cũng như sự phát triển của công ty. Việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều hiệu quả, tiến độ công việc được đảm bảo, giúp cho người quản lý dễ dàng trong việc kiểm soát, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ: Khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý doanh thu, thông tin khách hàng không quá phức tạp nhưng chưa có nhiều nhân sự cũng như chưa có nhiều nguồn tài chính để tuyển dụng thêm nhân sự giải quyết các khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải. Việc sử dụng phần mềm quản lý miễn phí giúp tiết kiệm chi phí ban đầu và nếu lĩnh vực kinh doanh đơn giản, không yêu cầu tính năng nâng cao thì phần mềm quản lý miễn phí là sự lựa chọn và đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực không quá phức tạp và không có nhiều dữ liệu: Đối với doanh nghiệp chỉ cần quản lý doanh thu, lịch hẹn, thông tin khách hàng hoặc quản lý những vấn đề cơ bản không quá phức tạp thì sử dụng phần mềm quản lý miễn phí, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và khi dữ liệu nhiều thì có thể nâng cấp lên phần mềm chuyên nghiệp hơn.

Cần thử nghiệm trước khi đầu tư vào phần mềm trả phí: Doanh nghiệp mua phần mềm phần mềm quản lý chuyên nghiệp nhằm muốn quản lý khách hàng hiệu quả nhưng doanh nghiệp muốn sử dụng bản miễn phí để trải nghiệm giao diện, tính năng và mức độ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu phần mềm đáp ứng tốt thì doanh nghiệp sẽ nâng cấp lên bản trả phí khi cần mở rộng quy mô cũng như tính năng.

Để tận dụng tất cả các lợi ích mà phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại, thì doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực không quá phức tạp và không có nhiều dữ liệu, quản lý một bộ phận trong doanh nghiệp và cần thử nghiệm trước khi đầu tư vào phần mềm trả phí giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.

📌 Xem thêm bài viết: Khóa học quản trị doanh nghiệp ngắn hạn

IV. Top phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí tốt nhất hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí thường tích hợp nhiều tính năng và tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp. Hãy cùng  WISE tìm hiểu về Top các phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí tốt nhất hiện nay:

Phần mềm quản lý doanh nghiệp AMIS

Phần mềm quản lý doanh nghiệp AMIS miễn phí dùng thử trong vòng 15 ngày với đầy đủ tính năng để trải nghiệm và đánh giá sự phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp nhỏ và vừa. Sau 15 ngày dùng thử, AMIS cung cấp nhiều gói dịch vụ với mình giá khác nhau phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Sau giai đoạn dùng thử, MISA AMIS cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá khác nhau, phù hợp với quy mô và yêu cầu của từng doanh nghiệp. Các phân hệ chính bao gồm Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Quản trị nguồn nhân lực và Văn phòng số, với bảng giá chi tiết được cập nhật trên trang web chính thức của MISA.

Để bắt đầu dùng thử miễn phí, bạn có thể đăng ký và tải phần mềm từ trang web của MISA. Trong quá trình sử dụng, đội ngũ hỗ trợ của MISA sẽ liên hệ để hướng dẫn và đảm bảo bạn có trải nghiệm tốt nhất với sản phẩm.

Nó có các tính năng chính như quản lý thu chi, công nợ, hóa đơn điện tử, thuế, quỹ tiền mặt, tích hợp với ngân hàng, hệ thống thuế và hỗ trợ doanh nghiệp miễn phí với bản giới hạn tính năng.

Phần mềm AMIS phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ cần quản lý tài chính, kế toán đơn giản và có thể được tùy chỉnh và mở rộng theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

HubSpot CRM – Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) miễn phí tốt nhất 

HubSpot CRM được đánh giá cao vì nó cung cấp miễn phí một loạt tính năng hỗ trợ tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng – lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa bắt đầu làm quen với hệ thống CRM. Với gói miễn phí, doanh nghiệp có thể sử dụng các chức năng cơ bản như: Quản lý danh bạ, theo dõi giao dịch, tích hợp email với Gmail và Outlook và một số công cụ tiếp thị giới hạn.

Tuy nhiên, để cải thiện hiệu quả tiếp thị, bán hàng và quản lý nội dung, doanh nghiệp cần đầu tư vào các gói dịch vụ nâng cao của HubSpot. Các gói này có mức giá từ 15 USD/người dùng/tháng (~380.000 VND) đến 1.170 USD/tháng (~30.000.000 VND).

Nếu muốn truy cập các tính năng như tự động hóa tiếp thị đa kênh, lưu trữ và quản lý video, kiểm tra A/B, báo cáo và phân tích website tùy chỉnh, doanh nghiệp cần mua gói “Professional”, trị giá 1.170 USD/tháng (nếu thanh toán theo năm) hoặc 1.300 USD/tháng (nếu thanh toán theo tháng).

HubSpot CRM là lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp nhờ giao diện thân thiện và bộ tính năng cơ bản hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, chi phí nâng cấp cao có thể là một rào cản đối với thị trường Việt Nam.

ESO: Phần mềm quản lý doanh nghiệp 

ESO (Enterprise Smart Office) có các tính năng nổi bật như quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý tài chính và kế toán, quản lý nhân sự và nhiều tính năng khác, ngoài các tính năng ra thì ESO có giao diện đơn giản, thao tác dễ sử dụng phù hợp với doanh nghiệp vừa. Về chi phí, ESO cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp được tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, do đó chi phí sẽ thay đổi dựa trên các chức năng và phạm vi triển khai mà doanh nghiệp lựa chọn.

ESO  thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện và hiệu quả của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất làm việc.

OCC – digiiMS: Phần mềm quản trị doanh nghiệp 

Phần mềm quản trị doanh nghiệp OCC – digiiMS có tính năng như quản lý nhân sự, quản lý tài chính, đánh giá hiệu xuất và nhiều tính năng khác, giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng. Tùy theo gói sử dụng mà có mức giá khác nhau.

Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, OOC digiiMS phù hợp với nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa: Có thể sử dụng các tính năng cơ bản như quản lý nhân sự, hồ sơ nhân sự, quản lý tài liệu và giao việc để tối ưu hóa quy trình vận hành mà không cần đầu tư quá nhiều chi phí ban đầu. Còn với doanh nghiệp lớn: Có thể tận dụng đầy đủ hệ thống quản lý từ cơ cấu tổ chức, năng lực nhân sự, lương thưởng, quản lý dự án, giúp chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất miễn phí TrustSales

Phần mềm quản lý doanh nghiệp TrustSales đang được yêu thích nhất hiện nay nhờ khả năng tối ưu các hoạt động bán hàng cho doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Là sự lựa chọn hàng đầu vì sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội, được phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật, chuyên viên người Việt Nam với bộ tính năng đa dạng, giao diện phần mềm thân thiện, rất dễ sử dụng. Tập hợp đầy đủ mọi tính năng để vận hành toàn diện doanh nghiệp nhỏ. Cụ thể là các tính năng cơ bản: quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý thu chi, quản lý công nợ, quản lý nhân viên, báo cáo doanh thu/marketing,… Ngoài ra, TrustSales được nghiên cứu để đạt được khả năng tương thích trên hầu hết mọi thiết bị di động. Người quản lý dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khi đi bất kỳ nơi đâu.

Phần mềm này cung cấp 7 ngày dùng thử miễn phí với mọi tính năng mới nhất, giúp doanh nghiệp trải nghiệm trước khi quyết định sử dụng lâu dài.

Sau thời gian dùng thử, TrustSales cung cấp các gói dịch vụ với chi phí như sau:

• Gói cá nhân (Standard): 200.000 VNĐ/tháng.
• Gói khởi nghiệp (Pro): 400.000 VNĐ/tháng.
• Gói doanh nghiệp (Business): 800.000 VNĐ/tháng.
• Gói Premium: 1.500.000 VNĐ/tháng.

Mỗi gói dịch vụ sẽ có các tính năng và mức độ hỗ trợ khác nhau, phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Phù hợp nhất với doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực thương mại, bán lẻ, kinh doanh online giúp hỗ trợ quản lý đơn hàng, kho hàng, khách hàng, nhân viên, giúp tối ưu quy trình bán hàng mà không cần đầu tư hệ thống phức tạp.

Trên đây là những phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí tốt nhất hiện nay, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc. Tùy theo nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp để quản lý hiệu quả và phát triển vững chắc.

 V. Cách ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Để ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả, trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu, lựa chọn phần mềm phù hợp, chuẩn bị dữ liệu và đào tạo nhân viên sử dụng. Sau khi đưa vào hoạt động, cần giám sát quá trình sử dụng, tối ưu hóa quy trình, cập nhật tính năng mới và tích hợp với các hệ thống liên quan để đảm bảo phần mềm phát huy tối đa hiệu quả trong quản lý và vận hành doanh nghiệp.

Để tận dụng tối đa phần mềm quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp cần áp dụng đúng cách, đúng mục đích và có chiến lược triển khai rõ ràng như:

Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp

• Xác định vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải: Quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng, công việc…?
• Chọn phần mềm phù hợp với quy mô, ngành nghề, mô hình hoạt động
• Đánh giá các tính năng cần thiết để không lãng phí tài nguyên.

Đào tạo nhân viên & chuẩn hóa quy trình làm việc

• Tổ chức hướng dẫn nhân sự sử dụng phần mềm đúng cách.
• Chuẩn hóa quy trình nhập liệu, đảm bảo dữ liệu chính xác và đồng bộ.
• Cử nhóm phụ trách để hỗ trợ nhân viên trong giai đoạn đầu triển khai.

Kiểm tra, đánh giá và tối ưu thường xuyên

• Theo dõi hiệu suất hoạt động của phần mềm qua báo cáo, thống kê.
• Kiểm tra xem phần mềm có giúp tối ưu quy trình không, nếu chưa cần điều chỉnh.
• Định kỳ cập nhật phiên bản mới để nâng cao bảo mật & hiệu suất.

Ứng dụng phần mềm chính xác giúp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu suất và phát triển vững chắc. Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp, đào tạo nhân viên và cải tiến liên tục để đạt hiệu quả tối đa.

VI. Kết luận

Hy vọng những thông tin mà WISE Business cung cấp sẽ giúp bạn hiểu được phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì, 5 lợi ích mà phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại. Ngoài ra, WISE Business đưa ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí tốt nhất hiện nay giúp bạn cân nhắc và lựa chọn một cách hiệu quả và phù hợp nhất, giảm thiểu được thời gian và công sức. Nếu bạn còn thắc mắc về Phần mềm quản lý doanh nghiệp hãy liên hệ trực tiếp qua Hotline: 0901.270.888 hoặc fanpage ngay với chúng tôi !