Khám phá 7 lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp

Lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp không những đang mở ra những cơ hội đột phá cho các công ty hoặc tổ chức đang muốn phát triển hơn mà còn là chìa khóa giúp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả sản xuất cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, WISE Business sẽ cung cấp cho các bạn đầy đủ thông tin về lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp giúp bạn có cái nhìn tổng quát để đầu tư vào doanh nghiệp mình.

I. Giới thiệu chung về tự động hoá doanh nghiệp là gì? 

Tự động hóa doanh nghiệp là quá trình áp dụng các công nghệ tự động để thực hiện những công việc, quy trình đòi hỏi nhiều nhân lực. Các công nghệ tự động như trí tuệ nhân tạo (AI), robot, phần mềm quản lý doanh nghiệp, và các hệ thống điều khiển tự động giúp giảm thiểu các công đoạn thủ công, tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp.

Các lĩnh vực ứng dụng trong tự động hoá doanh nghiệp

Tự động hóa có thể được áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp, mang lại những cải tiến vượt bậc trong hoạt động. Một số lĩnh vực phổ biến mà doanh nghiệp có thể ứng dụng tự động hóa bao gồm:

• Sản xuất: Trong ngành sản xuất, tự động hóa đã thay thế nhiều công đoạn lao động thủ công, như việc sử dụng robot để lắp ráp, kiểm tra chất lượng sản phẩm hay đóng gói. Các dây chuyền sản xuất tự động có thể làm việc 24/7, nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý kho và chuỗi cung ứng: Phần mềm quản lý kho tự động giúp theo dõi lượng hàng tồn kho, phân phối và vận chuyển sản phẩm một cách hiệu quả. Các hệ thống này có thể dự báo nhu cầu, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí lưu kho và vận chuyển.
• Chăm sóc khách hàng: Các hệ thống CRM (Customer Relationship Management) tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, từ việc thu thập thông tin khách hàng đến gửi email, chatbots hỗ trợ khách hàng 24/7, giúp cải thiện sự hài lòng và trải nghiệm người dùng.
• Quản lý tài chính và kế toán: Phần mềm kế toán tự động giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc nhập liệu, tính toán và lập báo cáo tài chính. Các công cụ này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định về thuế và tài chính.
• Marketing và bán hàng: Tự động hóa quy trình marketing giúp doanh nghiệp tăng cường sự hiện diện trực tuyến, tự động gửi email marketing, quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội, và phân tích hiệu quả chiến dịch. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí và gia tăng doanh thu.

Việc áp dụng tự động hóa một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng nhu cầu thị trường hiện tại mà còn tạo ra những cơ hội mới để phát triển trong tương lai.

📌 Tìm hiểu thêm: Tự động hoá doanh nghiệp là gì?

II. Các lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp và ví dụ thực tế

1. Tối ưu chi phí vận hành

Lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp không những giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân công cho những công việc lặp lại và đơn giản mà còn cho những công việc phức tạp, cồng kềnh.

Theo nghiên cứu của McKinsey, tự động hóa có thể giúp các doanh nghiệp giảm từ 20-25% chi phí lao động trong các ngành sản xuất và vận hành kho. Theo một khảo sát của McKinsey năm 2021 rằng, trên 800 công ty cho thấy 66% trong số đó đã đạt được mức tiết kiệm từ 10-30% nhờ triển khai công nghệ tự động hóa.

Cụ thể tại Amazon, việc áp dụng robot Kiva có kích thước nhỏ (2 x 2,5 feet và cao 18 inch) và có khả năng nâng tải trọng lên đến 1.000 lbs (450 kg) trong quản lý kho đã giảm đến 20% nhu cầu nhân sự kho bãi, tiết kiệm hàng triệu đô la mỗi năm. Các robot Kiva tự động di chuyển sản phẩm đến các trạm đóng gói, giúp nhân viên giảm bớt thời gian di chuyển và tăng năng suất lên 300%.

Nhờ việc sử dụng robot vào vận hành đã giúp cho Amazon tiết kiệm được khá nhiều chi phí và giúp công ty tối ưu hoá tối đa trong kinh doanh.

2. Giảm thiểu thời gian  

Tiếp theo, lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp chính là khả năng giảm thiểu thời gian chu kỳ của các công đoạn trong quy trình sản xuất. Trái ngược với công việc thủ công tốn thời gian và ít hiệu quả, tự động hóa với máy móc và hệ thống điều khiển thông minh có thể thực hiện các nhiệm vụ với tốc độ nhanh gấp nhiều lần và độ chính xác cao hơn, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc tổng thể.

Chẳng hạn như trong ngành sản xuất, quy trình làm việc thủ công thường bao gồm nhiều bước như kiểm tra chất lượng, lắp ráp, hoặc đóng gói sản phẩm. Những giai đoạn này tốn rất nhiều thời gian nếu chỉ dựa vào lực lượng lao động con người. 

Tuy nhiên, khi máy móc tự động được đưa vào sử dụng, thời gian thực hiện các công đoạn này có thể giảm đi đáng kể. Thay vì mất hàng giờ để thực hiện một chu trình, máy móc có thể hoàn thành nó chỉ trong vài phút, giúp tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu khả năng sai sót do yếu tố con người.

Để hình dung rõ ràng hơn về lợi ích này, hãy nhìn vào trường hợp thương hiệu xe Toyota, việc sử dụng robot tự động để lắp ráp các bộ phận ô tô đã giúp giảm thiểu thời gian sản xuất đến 20% và giảm đến 50% sai sót. 

Có thể thấy lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp không chỉ giúp giảm thời gian chờ đợi mà còn giúp tăng gấp ba lần sản lượng mỗi ngày so với phương pháp làm thủ công.

3. Hoạt động bền bỉ, tốt hơn

Khả năng hoạt động bền bỉ của hệ thống tự động hóa là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và vận hành trong các doanh nghiệp. Trong khi con người chỉ có thể làm việc trong giới hạn thời gian nhất định (thường là 8 giờ mỗi ngày), các hệ thống tự động có thể hoạt động liên tục trong suốt 24 giờ mỗi ngày mà không gặp phải vấn đề về mệt mỏi hay giảm hiệu suất.

Chẳng hạn như các thiết bị IPC (sử dụng chủ yếu trong sản xuất và vận tải) được thiết kế để hoạt động ổn định trong các điều kiện khắc nghiệt, như môi trường có nhiệt độ cao, độ ẩm cao hoặc các yếu tố tác động khác mà các máy tính thông thường không thể chịu đựng. 

Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể nhờ vào khả năng hoạt động liên tục, ổn định mà không cần đến sự giám sát liên tục từ con người.

4. Tăng hiệu suất và năng suất

Lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp là tối ưu hoá thời gian xử lý các nhiệm vụ hoặc công việc nhờ vào các quy trình được vận hành tự động, doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể thời gian cho các tác vụ phức tạp, giúp các chủ doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các phòng ban hay lĩnh vực khác.

Khác với lao động thủ công, tự động hóa giúp tăng hiệu quả sản xuất lên gấp nhiều lần, cho phép các doanh nghiệp đạt được kết quả vượt trội so với các phương pháp truyền thống, từ đó giúp công ty có thể phát triển và bền vững.

5. Đảm bảo chất lượng và tính nhất quán

Tự động hóa giúp doanh nghiệp duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao bằng cách loại bỏ các yếu tố sai sót do con người gây ra. Các hệ thống tự động như máy kiểm tra sản phẩm, phần mềm giám sát chất lượng sẽ giúp đảm bảo các sản phẩm đạt tiêu chuẩn đồng đều và phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Việc đảm bảo được chất lượng và tính nhất quán không chỉ giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp mà còn tiết kiệm chi phí đáng kể từ việc loại bỏ các sản phẩm lỗi và hạn chế việc thu hồi sản phẩm. Nhờ tự động hóa, doanh nghiệp có thể xây dựng niềm tin lâu dài với khách hàng, tăng cường vị thế cạnh tranh trên thị trường, và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

6. Thúc đẩy sự cạnh tranh

Tự động hóa giúp doanh nghiệp cải thiện tốc độ và năng suất sản xuất, từ đó dễ dàng tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững. Khi các quy trình được tối ưu hóa và thực hiện một cách liên tục mà không phụ thuộc vào yếu tố nhân lực, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thay đổi của thị trường.

Điều này đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực đòi hỏi tốc độ phản hồi nhanh chóng như công nghệ, sản xuất hàng tiêu dùng, và thực phẩm.

7. Cơ hội mở rộng thị trường

Tự động hóa cho phép doanh nghiệp đạt được quy mô sản xuất lớn với chi phí tối ưu, giúp giảm giá thành sản phẩm và làm cho sản phẩm dễ dàng tiếp cận các phân khúc khách hàng mới. Khi chi phí sản xuất giảm, doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh về giá tốt hơn so với các đối thủ, tạo điều kiện thuận lợi để mở rộng thị trường.

Ngoài ra, tự động hóa còn giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh sản lượng dựa trên nhu cầu thị trường, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa hay tồn kho dư thừa. Chẳng hạn như trong các dịp lễ hay các mùa cao điểm, hệ thống tự động cho phép tăng tốc độ sản xuất mà không cần bổ sung nhân công tạm thời, giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu và tăng sự hài lòng của khách hàng. 

Việc đáp ứng kịp thời các nhu cầu thay đổi còn giúp xây dựng uy tín thương hiệu và tạo lợi thế vững chắc khi doanh nghiệp mở rộng ra các thị trường mới, từ đó thúc đẩy quá trình tăng trưởng bền vững.

III. Những điểm cần lưu ý khi triển khai tự động hoá doanh nghiệp

Mặc dù lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp đem lại sự cải thiện rõ rệt, nhưng để triển khai thành công, doanh nghiệp cần phải chú ý đến một số yếu tố quan trọng. Những lưu ý dưới đây các doanh nghiệp cần nắm rõ để có thể tối ưu hóa công việc hiệu quả.

1. Lựa chọn công nghệ tự động hóa phù hợp

Việc lựa chọn công nghệ tự động hóa phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp là yếu tố quyết định thành công của quá trình tự động hóa. Công nghệ tự động hóa có rất nhiều dạng, từ các phần mềm quản lý doanh nghiệp, hệ thống CRM, ERP, cho đến các công cụ dự báo nhu cầu thị trường và trí tuệ nhân tạo (AI). 

Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng các quy trình mà mình muốn tự động hóa, đánh giá các công nghệ sẵn có và lựa chọn công nghệ có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình.

2. Đảm bảo tính tương thích với hệ thống hiện có

Khi triển khai tự động hóa, các doanh nghiệp cần đảm bảo tính tương thích của các công nghệ mới với hệ thống cũ đang sử dụng trong doanh nghiệp. 

Chẳng hạn như các phần mềm quản lý doanh nghiệp như là hệ thống ERP, hoặc các công cụ tự động hóa cần phải kết nối và làm việc hiệu quả với nhau để đạt được kết quả tối ưu. Chính vì thế, các doanh nghiệp cần phải thực hiện các nghiên cứu kỹ lưỡng và có kế hoạch triển khai linh hoạt để tương thích với hệ thống hiện có.

3. Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu

Trong quá trình triển khai tự động hóa, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến vấn đề an toàn và bảo mật dữ liệu. Các hệ thống tự động hóa thường thu thập và xử lý một lượng lớn thông tin, bao gồm dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính, và dữ liệu sản xuất. Do đó, việc bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính bảo mật của hệ thống là rất quan trọng để tránh rủi ro bị tấn công hoặc mất mát dữ liệu.

4. Lập kế hoạch và chiến lược triển khai rõ ràng

Mặc dù lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp là tiết kiệm cho doanh nghiệp chi phí đáng kể. Tuy nhiên cần phải có kế hoạch cụ thể như là mục tiêu rõ ràng, ngân sách dự trù, và các mốc thời gian cần đạt được. 

Các doanh nghiệp cần đánh giá mức độ khả thi của từng bước trong kế hoạch và đảm bảo rằng các yếu tố như công nghệ, nhân lực và tài chính đều đã được chuẩn bị đầy đủ.

5. Đào tạo nhân viên và quản lý thay đổi

Một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi triển khai tự động hóa là việc đào tạo nhân viên và quản lý sự thay đổi trong tổ chức. Việc thay đổi từ quy trình thủ công sang tự động hóa có thể gặp phải những vấn đề bất cập từ phía nhân viên do lo ngại về mất việc làm hoặc thay đổi trong cách thức làm việc. 

Vì vậy, doanh nghiệp cần cung cấp các chương trình đào tạo kỹ năng mới cho nhân viên, giúp họ làm quen với các công cụ tự động hóa và hiểu rõ các lợi ích của việc áp dụng công nghệ vào công việc.

IV. Làm sao để tự động hoá doanh nghiệp hiệu quả?

Việc triển khai tự động hóa doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Để quá trình diễn ra thành công, doanh nghiệp cần chú ý đến nhiều yếu tố, từ việc lựa chọn công nghệ phù hợp, đào tạo nhân viên, cho đến việc đảm bảo sự tương thích giữa các hệ thống hiện có và mới. 

Do đó để tự động hóa doanh nghiệp hiệu quả, cần có chiến lược và hướng dẫn đúng đắn. Tại dịch vụ tự động hoá doanh nghiệp, WISE Business sẽ cung cấp những giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng trong quá trình tự động hóa.

📌 Xem chi tiết: Dịch vụ tự động hoá doanh nghiệp của WISE Business

• Về chuyên gia của công ty

Lưu Minh Hiển là một chuyên gia khởi nghiệp có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục và kinh doanh. Anh sở hữu nhiều thành tích đáng nể và với kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế và sự uy tín trong lĩnh vực khởi nghiệp, anh Lưu Minh Hiển sẽ là nguồn cảm hứng và là người thầy đáng tin cậy cho các doanh nghiệp muốn tìm hiểu khả năng quản trị doanh nghiệp.

📌 Xem chi tiết về chuyên gia của chúng tôi: Chuyên gia tư vấn và phát triển doanh nghiệp Lưu Minh Hiển

V. Kết luận

Qua bài viết trên, hy vọng WISE Business đã cung cấp cho các bạn những thông tin đầy đủ và chi tiết về lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách mà tự động hóa có thể tối ưu hóa quy trình vận hành và gia tăng hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Top 8 khóa học marketing uy tín nhất cho người bận rộn