Tối ưu hóa các quy trình luôn là một trong những mục tiêu cốt lõi của kinh doanh, hứa hẹn tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo ra những giá trị mới cho doanh nghiệp. Chính vì vậy không có gì ngạc nhiên khi tự động hóa doanh nghiệp đang trở thành một xu hướng không thể thiếu trong thời kì công nghệ số.

Tuy nhiên, các nhà quản trị cần phải cẩn thận để không bị mắc lừa bởi những khẩu hiệu tiếp thị rẻ tiền. Xét cho cùng, phạm vi triển khai tự động hóa quy trình là khá rộng. Do đó, bạn phải biết chính xác khi nào nên chuyển sang phương pháp tự động hóa. Chỉ khi đó, kết quả mong đợi từ tự động hóa mới thực sự có thể hiện thực hóa.

Bài viết này của WISE Business đi sâu vào một số thuật ngữ phổ biến nhất xung quanh quy trình tự động hóa doanh nghiệp

1. Mô hình tự động hóa quy trình nào phù hợp với bạn?

Quy trình tự động hóa doanh nghiệp mang lại nhiều cơ hội tối ưu hóa cho doanh nghiệp hiện đại. Trong các năm gần đây, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đã trở nên phổ biến, cho phép các bot phần mềm thực hiện những tác vụ nhỏ, lặp lại và có tần suất cao, thay thế những thao tác thủ công của con người. RPA giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi, tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian ở cấp độ vi mô của quy trình.

Bên cạnh đó, hệ thống ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là công cụ mạnh mẽ để tự động hóa các quy trình phức tạp hơn, hỗ trợ hiệu quả trong các lĩnh vực như kế toán, quản lý vật liệu và mua sắm. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa thông tin, tối ưu hóa nguồn lực và tăng tính linh hoạt trong vận hành. Dù ERP yêu cầu chi phí đầu tư và đào tạo cao, lợi ích mà nó mang lại thường lâu dài và bền vững.

Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ mã thấp/không mã, các doanh nghiệp ngày nay có thể tự động hóa quy trình mà không cần nhiều kiến thức lập trình. Các công cụ mã thấp/không mã cho phép các phòng ban tự triển khai tự động hóa với sự tham gia tối thiểu từ bộ phận CNTT, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp mong muốn cải thiện hiệu suất mà không cần thay đổi toàn bộ hạ tầng CNTT.

Tóm lại, tự động hóa quy trình không chỉ mang lại hiệu quả về mặt vận hành, mà còn mở ra cơ hội tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất tổng thể cho doanh nghiệp.

2. Quy trình tự động hóa doanh nghiệp với 7 bước

Tự động hóa quy trình giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, đặc biệt hữu ích khi nguồn lực bị hạn chế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình tự động hóa doanh nghiệp để đạt kết quả tốt nhất.

Bước 1. Xác định tiềm năng tự động hóa

Đánh giá các quy trình hiện có và xác định những quy trình có tiềm năng tự động hóa. Tập trung vào các quy trình tự động hóa doanh nghiệp có tần suất lặp lại cao, tiêu chuẩn hóa tốt, và dễ bị ảnh hưởng bởi lỗi thủ công.

Quy trình tài liệu chi tiết giúp dễ dàng xác định các rủi ro và yếu tố ảnh hưởng đến quy trình, giúp đưa ra lựa chọn chính xác.

Bước 2. Phân tích và tối ưu quy trình

Trước khi tự động hóa, hãy tối ưu hóa quy trình để loại bỏ những điểm yếu hiện có. Nếu tự động hóa một quy trình kém hiệu quả, các lỗi sẽ vẫn tồn tại và thậm chí có thể gia tăng.

Thực hiện phân tích chi phí – lợi ích để so sánh giữa quy trình cũ và quy trình tự động hóa, từ đó xác định hiệu quả thực tế của dự án.

Bước 3. Xây dựng quy trình thực thi

Chuyển đổi quy trình tối ưu thành sơ đồ luồng công việc, loại bỏ các hoạt động thủ công không cần thiết và thêm vào các bước mới để tăng tính hiệu quả.

Cập nhật thông tin kỹ thuật phù hợp với từng bước để chuẩn bị cho triển khai thực tế.

Bước 4. Thiết kế biểu mẫu nhập liệu

Thiết kế biểu mẫu nhập liệu là bước quan trọng song song với xây dựng quy trình tự động hóa doanh nghiệp. Đảm bảo biểu mẫu thân thiện với người dùng và dễ sử dụng để tăng cường hiệu suất làm việc.

Việc hoàn thành biểu mẫu sớm cho phép người dùng kiểm tra và đóng góp ý kiến để cải thiện chất lượng quy trình.

Bước 5. Chuẩn bị triển khai

Đảm bảo tất cả các yêu cầu quy trình tự động hóa doanh nghiệp đã được chấp thuận, thông báo đầy đủ đến nhân viên và cung cấp hướng dẫn chi tiết để nhân viên sẵn sàng sử dụng quy trình mới và hoàn thiện các yếu tố cần thiết cho quản lý thay đổi và triển khai thành công.

Bước 6. Thực thi tự động hóa quy trình

Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, quy trình mới sẽ được triển khai, có thể thử nghiệm trên quy mô nhỏ hoặc triển khai toàn bộ, tùy theo nhu cầu thực tế.

Bước 7. Giám sát kết quả

Theo dõi các chỉ số KPI liên quan đến mục tiêu và lợi ích chi phí của dự án. Chú ý đến chất lượng quy trình mới, các hoạt động phát sinh và những điều chỉnh cần thiết.

Kết quả từ giai đoạn giám sát sẽ là cơ sở cho các cải tiến trong tương lai, giúp quy trình tự động hóa doanh nghiệp ngày càng hiệu quả.

3. Những thách thức thường gặp và cách khắc phục

Mặc dù tquy trình tự động hóa doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích, nhưng trong quá trình triển khai vẫn có thể gặp phải nhiều thách thức đáng lưu ý.

Chi phí ban đầu cao khi đầu tư vào công nghệ mới, đào tạo nhân viên và thay đổi quy trình làm việc có thể tốn kém hơn so với mong đợi.

Để vượt qua khó khăn này, doanh nghiệp cần có một kế hoạch tài chính rõ ràng và tính toán ROI (lợi tức đầu tư) một cách chi tiết. Đầu tư vào quy trình tự động hóa doanh nghiệp có thể cần thời gian để thu hồi vốn, nhưng lâu dài nó sẽ mang lại lợi ích to lớn.

Kháng cự từ nhân viên: Sự kháng cự từ phía nhân viên cũng là một vấn đề phổ biến trong quá trình tự động hóa. Nhiều người lo lắng rằng tự động hóa sẽ làm mất việc của họ hoặc khiến họ cảm thấy không còn giá trị trong công việc.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần truyền đạt rõ ràng về lợi ích của tự động hóa và vai trò của nhân viên trong quy trình mới. Đào tạo nhân viên và giúp họ thích nghi với công nghệ mới sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.

Các vấn đề kỹ thuật: Khó khăn kỹ thuật cũng có thể phát sinh trong quá trình tự động hóa quy trình. Một số công nghệ có thể không tương thích với hệ thống hiện tại hoặc gây ra các trục trặc trong quá trình triển khai.

Do đó, việc lựa chọn công nghệ phù hợp và thử nghiệm trước khi chính thức triển khai là rất quan trọng. Cần có đội ngũ kỹ thuật am hiểu và có kinh nghiệm để hỗ trợ giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh.

4. WISE Business – Đồng hành cùng doanh nghiệp

Để tự động hóa doanh nghiệp nhỏ hiệu quả, cần có chiến lược và hướng dẫn đúng đắn. Tại dịch vụ coaching tư vấn phát triển doanh nghiệp, chúng tôi cung cấp những giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng trong quá trình tự động hóa:

1. Xác định quy trình tự động hóa phù hợp: Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc nhận diện các quy trình có thể tự động hóa. Chúng tôi sẽ cùng bạn phân tích, xác định các tác vụ tốn nhiều thời gian và công sức, từ đó lập kế hoạch tự động hóa từng bước để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
2. Tận dụng công cụ tiết kiệm chi phí: Với kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi hướng dẫn bạn sử dụng những công cụ tự động hóa chi phí thấp hoặc miễn phí như Zapier, Trello, hoặc Asana. Chúng tôi sẽ giúp bạn tích hợp các công cụ này vào quy trình kinh doanh, mà không cần phải lo lắng về việc lập trình phức tạp.
3. Đào tạo nhân viên và xây dựng văn hóa tự động hóa: Để tối đa hóa lợi ích của tự động hóa, đội ngũ nhân viên cần hiểu rõ cách sử dụng công cụ và áp dụng chúng vào công việc hàng ngày. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tổ chức các buổi đào tạo, tạo ra môi trường học tập nội bộ để nhân viên có thể chia sẻ kiến thức và hỗ trợ nhau trong quá trình tự động hóa.
4. Theo dõi, đánh giá và cải tiến: Một trong những giá trị cốt lõi của dịch vụ coaching tư vấn là giúp bạn không ngừng cải tiến. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn theo dõi các chỉ số hiệu quả của quy trình tự động hóa và liên tục tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Với dịch vụ coaching tư vấn doanh nghiệp, chúng tôi không chỉ giúp bạn bắt đầu quá trình tự động hóa mà còn đồng hành cùng bạn trong việc tối ưu hóa và phát triển doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để bắt đầu hành trình tự động hóa hiệu quả, tiết kiệm chi phí, và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.

Ai sẽ là người đồng hành cùng bạn?

Anh Lưu Minh Hiển là nhà sáng lập và Giám đốc điều hành của Trường đào tạo doanh nhân WISE Business, nơi anh chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm quý báu với cộng đồng doanh nhân.

Về học vấn, anh Hiển tốt nghiệp Thạc sĩ Khoa học tại Trường Kinh tế và Khoa học Chính trị Luân Đôn (London School of Economics and Political Science – LSE), một trong những trường đại học hàng đầu thế giới về Tài chính và Kinh tế. Trước đó, anh đã hoàn thành Cử nhân tại Đại học Manchester, Anh Quốc, với thành tích xuất sắc, nằm trong top 0.5% sinh viên xuất sắc nhất toàn trường và là Thủ khoa ngành Kinh doanh quốc tế, Tài chính và Kinh tế. Anh cũng từng nhận học bổng toàn phần từ thành phố Đà Nẵng cho chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực.

Năm 2021, anh Lưu Minh Hiển được vinh danh trong Top 100 doanh nhân khởi nghiệp xuất sắc Việt Nam, do Trung ương Hội Doanh nhân trẻ Việt Nam trao tặng. Danh hiệu này công nhận những đóng góp và thành tựu nổi bật của anh trong việc thúc đẩy khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp tại Việt Nam.

Kết luận

Tự động hóa quy trình doanh nghiệp không chỉ mang lại lợi ích về mặt tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả mà còn tạo ra những cơ hội phát triển bền vững cho tổ chức. Đầu tư vào công nghệ tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Vì vậy, hãy bắt đầu lên kế hoạch với quy trình tự động hóa doanh nghiệp với doanh nghiệp của bạn cùng WISE Business