Khi khối lượng công việc ngày càng nhiều lên thì nhu cầu phát triển nguồn nhân lực của các doanh nghiệp càng tăng cao. Tuy nhiên điều này sẽ kéo theo các vấn đề về quản trị nhân sự và tài chính doanh nghiệp. 

Câu hỏi được đặt ra là: Làm thế nào để công ty hoạt động hiệu quả với ít nguồn lực nhất? Dưới đây là toàn bộ kiến thức của WISE Business về tự động hóa doanh nghiệp cũng như tự động hóa quy trình nhằm giúp các doanh nghiệp ngày càng trở nên vững mạnh.

I. Tự động hóa quy trình là gì?

Tự động hóa quy trình là một phần của tự động hóa doanh nghiệp sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp. Nó thường có ba chức năng: tự động hóa quy trình, tập trung hóa thông tin và giảm yêu cầu đối với sự can thiệp từ con người. Nó được thiết kế để loại bỏ các nút thắt cổ chai, giảm lỗi và mất dữ liệu, đồng thời tăng cường tính minh bạch, giao tiếp giữa các bộ phận và tốc độ xử lý.

Hãy nghĩ về quy trình rửa xe. Quy trình này, được tự động hóa hoàn toàn, có thể diễn ra như sau:

• Khách hàng chọn loại rửa xe mà họ muốn
• Hệ thống yêu cầu thanh toán từ khách hàng
• Nhận thanh toán từ khách hàng
• Xác nhận giao dịch và yêu cầu khách hàng lái xe vào khu vực rửa xe
• Xác định khi nào xe ở đúng vị trí bằng cảm biến và yêu cầu người lái dừng lại
• Sử dụng một loạt các cảm biến để nhận diện chiều cao và kích thước của xe
• Chạy chương trình đã chọn và thanh toán trước. Quy trình này bao gồm nhiều biến thể, bao gồm xả nước, rửa bằng xà phòng và bàn chải, phủ sáp và sấy khô xe
• Khi hoàn thành, hệ thống thông báo cho khách hàng rời khỏi khu vực rửa xe.

Dù là một tự động hóa rất đơn giản, quy trình này là thứ mà hầu hết mọi người đều quen thuộc, và tích hợp một giao dịch kỹ thuật số và đầu vào từ khách hàng, biến nó thành một loạt các tự động hóa cơ học bằng cách sử dụng phần mềm, phần cứng và giao tiếp với hệ thống kế toán.

Tự động hóa quy trình giúp hợp lý hóa một hệ thống bằng cách loại bỏ đầu vào từ con người, giúp giảm thiểu lỗi, tăng tốc độ giao hàng, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí và đơn giản hóa quy trình kinh doanh. Nó kết hợp các công cụ phần mềm, con người và quy trình để tạo ra một quy trình làm việc hoàn toàn tự động.

II. Tự động hóa quy trình và tự động hóa quy trình bằng robot

Một số người sử dụng hai thuật ngữ này thay thế cho nhau. Tuy nhiên, có một số yếu tố quan trọng và sự khác biệt giữa tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và tự động hóa quy trình. Dù cả hai đều tự động hóa các quy trình kinh doanh, nhưng đó là điểm tương đồng duy nhất.

Tự động hóa quy trình truyền thống có phạm vi ứng dụng và tích hợp rộng hơn nhiều. Nó bao gồm việc sử dụng máy móc để thực hiện các nhiệm vụ, phần mềm, hệ thống lưu trữ dữ liệu và các hoạt động tích hợp. Tuy nhiên, tự động hóa quy trình bằng robot tập trung vào các hoạt động giao diện người dùng và mô phỏng công việc giống như cách con người thực hiện.

Tự động hóa quy trình thường đòi hỏi sự đầu tư lớn từ các kỹ sư và nhà phát triển CNTT, trong khi tự động hóa quy trình bằng robot sử dụng các robot có thể được đào tạo hoặc tự đào tạo. RPA thường được sử dụng cho các chức năng CNTT như trả lời email, trích xuất dữ liệu và các tác vụ hệ thống cơ bản khác mà con người thường thực hiện.

Tự động hóa quy trình kinh doanh bao gồm một loạt các nhiệm vụ, bao gồm:

• Quản lý và thu thập các tập tin dữ liệu
• Tự động hóa các tác vụ lặp lại
• Kết nối và tích hợp các nguồn và dịch vụ dữ liệu

III. Khi nào một tổ chức nên tự động hóa quy trình?

Các quy trình thường được tự động hóa bao gồm lập hóa đơn, đơn hàng bán hàng, đối chiếu kế toán, nhập liệu, truy vấn hệ thống, trả lương, gia nhập hoặc rời khỏi nhân viên hoặc nhà cung cấp.

Một ví dụ điển hình khi tự động hóa quy trình có thể mang lại lợi ích to lớn là trong một công ty dịch vụ. Họ có thể bắt đầu tìm kiếm một quy trình hiện tại đang gặp nút thắt cổ chai, dễ xảy ra lỗi hoặc có lỗ hổng trong hệ thống. Ví dụ, một công ty dịch vụ làm lạnh muốn tự động hóa quy trình bảng dịch vụ của họ có thể như sau:

• Cuộc gọi từ khách hàng đến qua điện thoại. Thông tin chi tiết được ghi lại và một công việc được tạo thủ công trong hệ thống làm việc.
• Kỹ sư nhận công việc bằng cách trở về văn phòng và nhận một tờ giấy chứa thông tin chi tiết.
• Kỹ sư tham gia vào công việc và viết vào bảng công việc các phần đã sử dụng, thời gian thực hiện, quãng đường di chuyển và các thông tin liên quan khác.
• Kỹ sư về nhà vào cuối ngày. Ngày hôm sau, họ quay lại văn phòng và giao lại giấy tờ.
• Đội ngũ quản lý thủ công xử lý giấy tờ, cập nhật hệ thống, đặt hàng các bộ phận cần thiết và tính toán quãng đường cũng như vật liệu tiêu hao.
• Nếu công việc hoàn thành, công việc đó sẽ được đóng trong hệ thống hóa đơn và hóa đơn được gửi đến khách hàng. Nếu cần các bộ phận đặt hàng hoặc công việc đòi hỏi lao động đáng kể, quy trình này có thể tiếp diễn vô thời hạn.

Trong hệ thống đó, có nhiều điểm trong quy trình mà thông tin có thể bị mất, thời hạn có thể bị trễ, giấy tờ có thể bị để lại tại công trường hoặc bất kỳ số vấn đề nào khác. Tự động hóa quy trình loại bỏ mọi khả năng cho sự biến đổi và các vấn đề.

Sự kết hợp của phần cứng như điện thoại thông minh cho phép các kỹ sư nhập và nhận dữ liệu một cách điện tử. Sử dụng các hệ thống giám sát đội xe, số quãng đường thực tế có thể được lấy từ việc sử dụng hàng ngày và tự động áp dụng vào công việc.

Phần mềm đóng vai trò rất lớn trong điều này. Ví dụ, kỹ sư nhập các phần đã sử dụng có thể kích hoạt cảnh báo tự động để đặt hàng thêm cảm biến hoặc một loại cáp, hoặc thậm chí có thể gửi cảnh báo trực tiếp đến nhà cung cấp. Không cần phê duyệt thủ công đơn đặt hàng, vì quy trình đã được tự động hóa hoàn toàn và được tạo ra bởi hệ thống. Sau khi công việc hoàn thành, thông tin đã có sẵn trong hệ thống, giúp tiết kiệm việc nhập dữ liệu và giảm thiểu lỗi trong văn phòng.

Các tự động hóa quy trình này có thể xảy ra trong bất kỳ ngành nào và trong bất kỳ công việc nào có nhiều bước. Hãy nghĩ về các quy trình trong một doanh nghiệp lặp lại và dễ bị chậm trễ, chẳng hạn như xử lý và phê duyệt khoản vay, dịch vụ khách hàng và quản lý phê duyệt.

IV. Cách thực hiện tự động hóa quy trình

Mỗi tổ chức là khác nhau với những quy trình tương ứng, nhưng năm bước cơ bản vẫn giống nhau.

1. Xác định các nhiệm vụ và quy trình có thể tự động hóa Không phải mọi nhiệm vụ đều có thể tự động hóa. Tuy nhiên, có một số nhiệm vụ đơn giản có thể tự động hóa với phần mềm hiện có. Hãy nghĩ về các nhiệm vụ trong tổ chức mà:

   • Lặp lại
   • Đòi hỏi thời gian
   • Bao gồm nhiều người và các thành phần khác nhau
   • Cần theo dõi hoặc tuân thủ
   • Ảnh hưởng đến các quy trình và hệ thống khác trong doanh nghiệp
   • Dựa trên quy tắc, tiêu chuẩn hóa
   • Có tiềm năng mang lại lợi tức đầu tư cao

   Tìm các nhiệm vụ này và tạo bản đồ quy trình hiện tại.

2. Đặt mục tiêu tổ chức của bạn Trừ khi bạn có một ý tưởng rõ ràng về nơi bạn muốn đến, các thay đổi của bạn có thể không mang lại bất kỳ thay đổi tích cực, bền vững nào. Tổ chức cần quyết định mục tiêu của họ và cách tự động hóa sẽ giúp đạt được chúng. Cũng cần lập kế hoạch để đánh giá thành công: ít phàn nàn từ khách hàng, giảm thời gian xử lý, tăng lợi nhuận?

3. Chọn công cụ phù hợp Đây là nơi cần nghiên cứu để tìm ra giải pháp tốt nhất. Hệ thống lý tưởng đơn giản, dễ hiểu, có giao diện trực quan và dễ sử dụng. Nó nên có khả năng mở rộng, linh hoạt cho sự phát triển và thay đổi trong tương lai của tổ chức. Nó cũng phải tích hợp với phần mềm và công cụ hiện có, có khả năng giao tiếp với các chương trình khác và có một hệ thống xử lý dữ liệu.

4. Quản lý thay đổi Đây là bước quan trọng nhất trong việc chuyển đổi sang tự động hóa mới. Đảm bảo sự đồng thuận của nhân viên và đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và tích cực.

5. Đo lường và giám sát Quy trình mới và các công cụ được sử dụng không được giữ cố định. Khi nhu cầu kinh doanh thay đổi, hệ thống cũng nên thay đổi. Liên tục giám sát các chỉ số hiệu suất chính, và nếu hiệu suất giảm, hãy đánh giá quy trình và xem xét lại nhu cầu để đảm bảo tính bền vững của hệ thống.

V. Lợi ích của tự động hóa quy trình

Với một giải pháp thiết kế riêng, tự động hóa quy trình nên mang lại một loạt các lợi ích cho bất kỳ tổ chức nào triển khai đúng cách.

1. Tính minh bạch trong quản lý
   Thực hiện quy trình tự động hóa cho phép quản lý thấy rõ và hiểu quy trình kinh doanh hơn.

2. Cải thiện năng suất
   Tự động hóa quy trình kinh doanh tiếp tục là chìa khóa để cải thiện năng suất cho các tổ chức.

3. Tăng cường tuân thủ
   Hệ thống tự động hóa quy trình giúp tăng cường tuân thủ chính sách và quy định.

4. Giảm chi phí
   Một trong những lợi ích hấp dẫn nhất của tự động hóa quy trình là giảm chi phí. Doanh nghiệp có thể báo cáo giảm chi phí đến 59%, đạt được lợi tức đầu tư trong vòng chưa đến 12 tháng.

VI. Thách thức của tự động hóa sản phẩm

Để tự động hóa doanh nghiệp nhỏ hiệu quả, cần có chiến lược và hướng dẫn đúng đắn. Tại dịch vụ coaching tư vấn phát triển doanh nghiệp, chúng tôi cung cấp những giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng trong quá trình tự động hóa:

1. Xác định quy trình tự động hóa phù hợp: Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc nhận diện các quy trình có thể tự động hóa. Chúng tôi sẽ cùng bạn phân tích, xác định các tác vụ tốn nhiều thời gian và công sức, từ đó lập kế hoạch tự động hóa từng bước để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
2. Tận dụng công cụ tiết kiệm chi phí: Với kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi hướng dẫn bạn sử dụng những công cụ tự động hóa chi phí thấp hoặc miễn phí như Zapier, Trello, hoặc Asana. Chúng tôi sẽ giúp bạn tích hợp các công cụ này vào quy trình kinh doanh, mà không cần phải lo lắng về việc lập trình phức tạp.
3. Đào tạo nhân viên và xây dựng văn hóa tự động hóa: Để tối đa hóa lợi ích của tự động hóa, đội ngũ nhân viên cần hiểu rõ cách sử dụng công cụ và áp dụng chúng vào công việc hàng ngày. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tổ chức các buổi đào tạo, tạo ra môi trường học tập nội bộ để nhân viên có thể chia sẻ kiến thức và hỗ trợ nhau trong quá trình tự động hóa.
4. Theo dõi, đánh giá và cải tiến: Một trong những giá trị cốt lõi của dịch vụ coaching tư vấn là giúp bạn không ngừng cải tiến. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn theo dõi các chỉ số hiệu quả của quy trình tự động hóa và liên tục tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Với dịch vụ coaching tư vấn phát triển doanh nghiệp, chúng tôi không chỉ giúp bạn bắt đầu quá trình tự động hóa mà còn đồng hành cùng bạn trong việc tối ưu hóa và phát triển doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để bắt đầu hành trình tự động hóa hiệu quả, tiết kiệm chi phí, và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.

📌 Để thành công trong lĩnh vực của bạn, xem ngay dịch vụ: Coaching tư vấn doanh nghiệp

Ai sẽ là người đồng hành cùng bạn?

Anh Lưu Minh Hiển là nhà sáng lập và Giám đốc điều hành của Trường đào tạo doanh nhân WISE Business, nơi anh chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm quý báu với cộng đồng doanh nhân.

Về học vấn, anh Hiển tốt nghiệp Thạc sĩ Khoa học tại Trường Kinh tế và Khoa học Chính trị Luân Đôn (London School of Economics and Political Science – LSE), một trong những trường đại học hàng đầu thế giới về Tài chính và Kinh tế. Trước đó, anh đã hoàn thành Cử nhân tại Đại học Manchester, Anh Quốc, với thành tích xuất sắc, nằm trong top 0.5% sinh viên xuất sắc nhất toàn trường và là Thủ khoa ngành Kinh doanh quốc tế, Tài chính và Kinh tế. Anh cũng từng nhận học bổng toàn phần từ thành phố Đà Nẵng cho chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực.

Năm 2021, anh Lưu Minh Hiển được vinh danh trong Top 100 doanh nhân khởi nghiệp xuất sắc Việt Nam, do Trung ương Hội Doanh nhân trẻ Việt Nam trao tặng. Danh hiệu này công nhận những đóng góp và thành tựu nổi bật của anh trong việc thúc đẩy khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp tại Việt Nam.

Đăng ký ngay để nhận được sự tư vấn và hướng dẫn trực tiếp từ anh Lưu Minh Hiển.

VII. Kết luận

Tự động hóa quy trình là gì? Đây chính là chìa khóa để các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả trong mọi khía cạnh kinh doanh. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, tự động hóa quy trình đang trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh và thích nghi với thị trường hiện đại.

WISE Business tự hào đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên hành trình chuyển đổi số, cung cấp các giải pháp tự động hóa quy trình tiên tiến và phù hợp nhất. Chúng tôi cam kết giúp bạn xây dựng một hệ thống vận hành thông minh, giảm thiểu lỗi thủ công, tăng năng suất và tối đa hóa lợi nhuận. Hãy để WISE Business là đối tác tin cậy giúp bạn đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới!